Depuis plusieurs années, la caisse enregistreuse est devenue un élément indispensable des activités commerciales surtout la caisse enregistreuse pour restaurants. Pour cause, elle s’avère être particulièrement utile dans le calcul et le traitement des paiements des clients. Elle permet ainsi d’éviter les erreurs et favorise une comptabilité plus fiable. Avec l’avènement des nouvelles technologies, les caisses enregistreuses ont gagné en efficacité. Elles sont également devenues très accessibles et sont présentes même dans les plus petites enseignes. Toutefois, une question demeure : est-il obligatoire d’utiliser une caisse enregistreuse ?
Quels sont les différents types de caisses enregistreuses ?
Actuellement, il existe 3 modèles de caisses enregistreuses, à savoir :
- La caisse enregistreuse numérique : qui est considérée comme l’un des premiers modèles de caisse enregistreuse. Cette dernière ne dispose généralement que d’une unique fonctionnalité, à savoir celle de réaliser des calculs.
- La caisse enregistreuse alphanumérique : qui est beaucoup plus performante et qui permet de réaliser des opérations plus complexes comme l’encaissement, la saisie manuelle d’un article ainsi que le suivi de gestion.
- La caisse enregistreuse moderne : qui est sans aucun doute le modèle de caisse enregistreuse le plus prisé du moment. Cette dernière s’apparente beaucoup à un ordinateur et est dotée d’un écran entièrement tactile. De plus, elle intègre également des fonctionnalités supplémentaires telles que des outils de gestion avancés, la possibilité d’être connecté à un autre appareil (téléphone, tablette, ordinateur) ou avec des accessoires (imprimantes, scanner, lecteur NFC, etc.).
Il est également important de noter que l’utilisation d’une caisse enregistreuse moderne est régie par des lois. En effet, un modèle doit être conforme à certaines normes avant d’être considéré comme opérationnel.
Les caisses enregistreuses sont-elles obligatoires dans le domaine de la restauration ?
Jusqu’ici, aucune loi n’oblige les gérants de restaurant à utiliser une caisse enregistreuse pour gérer leur paiement. Ainsi, ils sont libres d’éditer leur facture manuellement dans la mesure où ils en gardent une trace.
Cependant, les commerçants recevant des sommes de plus de 25 euros TTC se voient obligés de fournir un justificatif de paiement. Par conséquent, l’utilisation d’une caisse enregistreuse contribue à faciliter cette tâche. De plus, elle permet également d’optimiser le passage en caisse des clients.
Quelles sont les normes pour l’utilisation d’une caisse enregistreuse ?
L’utilisation des caisses enregistreuses dites traditionnelles n’est pas régie par des lois particulières. Par contre, ce n’est pas le cas de celles qui sont considérées comme modernes et qui fonctionnent avec un logiciel de caisse.
Ainsi, tous commerçants amenés à utiliser ce genre de caisse devront s’assurer que leur logiciel soit doté de la certification NF525. Cette dernière a notamment été mise en place afin de préserver l’inaltérabilité, la sécurisation et la conservation des données d’archivage. D’ailleurs, cette mesure a été appliquée depuis le 1er janvier 2018 afin de lutter contre la fraude à la TVA et la dissimulation de recettes.
Les professionnels qui dérogent à cette règle risquent une amende s’élevant à 7500 euros ainsi qu’un délai de 60 jours. S’ils ne sont toujours pas équiper d’ici là, ils devront payer une amende supplémentaire.